- Accesso diretto al portale Infostat-UIF
- Registrazione al portale Infostat-UIF
- Variazione dei dati inizialmente comunicati
Registrazione al portale Infostat-UIF
Per registrarsi ai sistemi di rilevazione della UIF ciascun soggetto obbligato (cd. Segnalante) deve nominare un soggetto fisico responsabile per la registrazione e l'aggiornamento dei dati anagrafici (cd. Amministratore) e un soggetto fisico responsabile per la valutazione e la trasmissione delle rilevazioni (cd. Referente). I due soggetti possono eventualmente coincidere.
Le persone a tal fine designate devono preliminarmente registrare le credenziali per accedere al portale Infostat-Uif (https://infostat-uif.bancaditalia.it), associate al proprio nominativo e al proprio indirizzo email.
Tali credenziali devono essere strettamente personali e non devono essere comunicate ad altri soggetti: in alcun modo un soggetto fisico può utilizzare le credenziali di un diverso soggetto, né si devono modificare i dati di una username a seguito del rilascio delle abilitazioni per l'invio delle rilevazioni. Ogni persona fisica deve essere in possesso di una propria username. Si richiede inoltre che la username e l'indirizzo email utilizzati nella registrazione siano ad esclusivo impiego del referente e nella sua diretta disponibilità.
Dopo l'avvenuta registrazione delle credenziali di accesso, l'Amministratore richiede l'autorizzazione all'invio delle rilevazioni utilizzando l'applicazione “Anagrafe dei partner UIF” presente sul portale, effettuando i seguenti passaggi:
- Compilazione della richiesta online per il censimento del segnalane e salvataggio della relativa ricevuta.
- Invio della ricevuta all'indirizzo uif.registrazione@pec.bancaditalia.it (i soggetti tenuti al possesso della PEC dovranno utilizzare la casella di Posta Elettronica Certificata indicata nella richiesta).
- Dopo aver ricevuto la richiesta via PEC, la UIF effettua le proprie verifiche e, in assenza di anomalie, avvia il processo di abilitazione tecnica che richiede, di norma, alcuni giorni lavorativi. L'avvenuta approvazione o eventuali errori sono notificati all'indirizzo email dell'Amministratore. Dopo aver ricevuto conferma dell'approvazione, l'Amministratore chiede l'adesione alle rilevazioni di interesse utilizzando le relative funzioni disponibili sul portale.
Al termine di tale processo il Referente è abilitato all'invio delle rilevazioni per conto del Segnalante di riferimento.
Per semplificare l'attività segnaletica, i Referenti possono autonomamente abilitare propri collaboratori a operare per conto del Segnalante, previa registrazione, da parte di ciascuno di essi, di credenziali personali. I Referenti presidiano costantemente la coerenza tra le autorizzazioni concesse e la compagine incaricata di svolgere l'attività segnaletica. Il monitoraggio deve essere condotto periodicamente, con cadenza almeno semestrale e comunque ogni qual volta intervenga una sostituzione del Referente: il subentro del nuovo Referente, infatti, non modifica lo stato delle abilitazioni concesse in precedenza.
Per maggiori informazioni sulle modalità di registrazione è possibile consultare, rispettivamente, le Istruzioni per segnalanti di tipo Persona Fisica e Ditte Individuali e Istruzioni per segnalanti di tipo Persona Giuridica.
Si ricorda che tutti i soggetti tenuti all'invio delle segnalazioni S.AR.A. (cfr. art. 2 del Provvedimento UIF del 25 agosto 2020) devono registrarsi al portale entro 30 giorni dalla data di inizio della loro attività.
Per quanto riguarda l'invio delle segnalazioni SOS e delle dichiarazioni in materia di operazioni in oro, i soggetti sono tenuti alla registrazione al portale nel momento in cui ricorrono i presupposti per l'invio della prima segnalazione.
Variazione dei dati inizialmente comunicati
Qualora un intermediario registrato al portale Infostat-Uif fosse interessato da variazioni nei dati inizialmente trasmessi con il modulo di adesione, è tenuto ad inviare alla UIF una comunicazione per notificare le variazione intercorse, da trasmettere mediante posta elettronica certificata (PEC) all'indirizzo uif@pec.bancaditalia.it oppure con lettera raccomandata all'indirizzo UIF – Banca d'Italia, Largo Bastia 35 - 00181 Roma, secondo le modalità di seguito descritte.
Variazione del responsabile delle segnalazioni
In caso di variazione della persona individuata come responsabile delle segnalazioni oppure per variazione dei recapiti di tale soggetto, occorre compilare il modulo di variazione referente. In particolare:
- se si desidera comunicare la variazione della persona fisica individuata quale referente delle segnalazioni, occorre che il nuovo referente registri delle credenziali a proprio nome per accedere al portale Infostat-Uif. Si precisa che le credenziali utilizzate per accedere al portale Infostat-Uif sono strettamente personali e non devono essere comunicate ad altri soggetti: in alcun modo un soggetto fisico può utilizzare le credenziali di un diverso soggetto, né si devono modificare i dati di una username dopo che questi sono stati comunicati ufficialmente alla UIF via PEC (ogni persona fisica deve essere in possesso di una propria username). Si richiede inoltre che la username e l'indirizzo e-mail utilizzati nella registrazione siano ad esclusivo impiego del referente e nella sua diretta disponibilità. La username del nuovo referente deve essere indicata nel modulo di variazione, corredata delle altre informazioni richieste, avendo cura di selezionare l’opzione "abilitazione nuovo referente".
- qualora, invece, si intenda notificare una variazione nei dati del referente già in essere (come, ad esempio, il recapito telefonico o l'indirizzo della sede lavorativa), occorrerà compilare il modulo avendo cura di selezionare l'opzione "modifica dati referente attuale". Si precisa che per modificare l'indirizzo e-mail, oltre all'invio del modulo, è necessario che il referente proceda anche all'aggiornamento della casella di posta associata alla sua utenza, utilizzando la funzione "Modifica Dati Anagrafici" della sezione INFO UTENTE disponibile sul portale stesso.
Variazione dei dati identificativi della società
Le variazioni relative ai dati anagrafici della società quali, ad esempio, variazioni della sede legale o di quella amministrativa, della denominazione o della ragione sociale, dovranno formare oggetto di una comunicazione scritta in forma libera, da far pervenire alla UIF entro 30 giorni dalla data in cui la variazione ha effetto. Nella comunicazione dovrà essere specificato il codice del segnalante interessato dalla modifica e la data a partire dalla quale la modifica ha effetto.
In caso di liquidazione, di procedure concorsuali o in qualsiasi altro evento che comporti la chiusura della società, deve essere inviata comunicazione ufficiale alla UIF secondo le modalità descritte al punto precedente, esplicitando la data a partire dalla quale decorre la chiusura.
