- Accesso diretto al portale Infostat-UIF
- Registrazione al portale Infostat-UIF
- Variazione dei dati inizialmente comunicati
Registrazione al portale Infostat-UIF
Per registrarsi ai sistemi di rilevazione della UIF ciascun soggetto obbligato (cd. Segnalante) deve nominare un soggetto fisico responsabile per la registrazione e l’aggiornamento dei dati anagrafici (cd. Amministratore) e un soggetto fisico responsabile per la valutazione e la trasmissione delle rilevazioni (cd. Referente).
Per i segnalanti di tipo persona fisica e ditta individuale, l’Amministratore e il Referente coincidono con il segnalante stesso. Per i segnalanti di tipo persona giuridica l’Amministratore può eventualmente coincidere con il Referente.
I soggetti designati a ricoprire tali ruoli devono registrare le credenziali per accedere al portale Infostat-Uif (https://infostat-uif.bancaditalia.it), associate al proprio nominativo e al proprio indirizzo email.
Tali credenziali devono essere strettamente personali e non devono essere comunicate ad altri soggetti: in alcun modo un soggetto fisico può utilizzare le credenziali di un diverso soggetto, né si devono modificare i dati di una username a seguito del rilascio delle abilitazioni per l’invio delle rilevazioni. Ogni persona fisica deve essere in possesso di una propria username. Si richiede inoltre che la username e l’indirizzo email utilizzati nella registrazione siano ad esclusivo impiego del referente e nella sua diretta disponibilità.
Dopo la registrazione delle credenziali di accesso, l’Amministratore richiede l’autorizzazione all’invio delle rilevazioni utilizzando l’applicazione “Anagrafe dei partner UIF” presente sul portale, effettuando i seguenti passaggi:
- Compilazione della richiesta online per il censimento del segnalante e salvataggio della relativa ricevuta.
- Invio della ricevuta all’indirizzo uif.registrazione@pec.bancaditalia.it (i soggetti tenuti al possesso della PEC dovranno utilizzare la casella di Posta Elettronica Certificata indicata nella richiesta).
- Dopo aver ricevuto la richiesta via PEC, la UIF effettua le verifiche del caso e, in assenza di anomalie, avvia il processo di abilitazione tecnica che richiede, di norma, alcuni giorni lavorativi. L’avvenuta approvazione o eventuali errori sono notificati all’indirizzo email dell’Amministratore. Dopo aver ricevuto conferma dell’approvazione, l’Amministratore chiede l’adesione alle rilevazioni di interesse utilizzando le relative funzioni disponibili sul portale.
Al termine di tale processo il Referente è abilitato all’invio delle rilevazioni per conto del Segnalante di riferimento.
Per semplificare l’attività segnaletica, i Referenti possono autonomamente abilitare propri collaboratori a operare per conto del Segnalante, previa registrazione, da parte di ciascuno di essi, di credenziali personali. I Referenti presidiano costantemente la coerenza tra le autorizzazioni concesse e la compagine incaricata di svolgere l’attività segnaletica. Il monitoraggio deve essere condotto periodicamente, con cadenza almeno semestrale e comunque ogni qual volta intervenga una sostituzione del Referente: il subentro del nuovo Referente, infatti, non modifica lo stato delle abilitazioni concesse in precedenza.
Per maggiori informazioni sulle modalità di registrazione è possibile consultare, rispettivamente, il manuale utente per i segnalanti di tipo Persona Fisica e Ditte Individuali e quello per i segnalanti di tipo Persona Giuridica.
Si ricorda che tutti i soggetti tenuti all’invio delle segnalazioni S.AR.A. (cfr. art. 2 del Provvedimento UIF del 25 agosto 2020) devono registrarsi al portale entro 30 giorni dalla data di inizio della loro attività.
Per quanto riguarda l’invio delle segnalazioni SOS e delle dichiarazioni in materia di operazioni in oro, i soggetti sono tenuti alla registrazione al portale nel momento in cui ricorrono i presupposti per l’invio della prima segnalazione.
Variazione dei dati inizialmente comunicati
Le variazioni dei dati anagrafici trasmessi alla UIF devono essere comunicate entro 30 giorni dalla data in cui la variazione ha effetto. Tali comunicazioni sono inviate alla UIF dall’Amministratore utilizzando le seguenti funzioni dell’applicazione “Anagrafe dei partner UIF”:
- dati identificativi del segnalante, ad esempio per i cambi della sede legale della società, degli indirizzi PEC, della denominazione sociale delle imprese;
- dati del Responsabile delle segnalazioni in carica, limitatamente al cambio della sede di lavoro. Per modificare l’indirizzo e-mail e il numero di telefono associati alla propria utenza, occorre utilizzare la funzione "Modifica Dati Anagrafici" della sezione INFO UTENTE disponibile sul portale stesso; la UIF rileva autonomamente tali aggiornamenti che pertanto non sono oggetto di comunicazione.
Per le sole persone giuridiche sono altresì disponibili le funzioni per comunicare:
- il Subentro dell’Amministratore per le comunicazioni anagrafiche;
- dati delle survey, per modificare informazioni specifiche di determinate rilevazioni (tipo di operatività svolta dal segnalante, utile per chiedere l’esonero dall’invio della rilevazione mensile per le segnalazioni SARA e per le Comunicazioni oggettive). È inoltre possibile indicare/modificare l’indirizzo PEC dedicato a una singola rilevazione;
- il nuovo Responsabile per le rilevazioni (Referente).
La variazione della tipologia di segnalante e la cessazione delle attività connesse agli obblighi segnaletici devono essere comunicate mediante posta elettronica certificata (PEC) all’indirizzo uif@pec.bancaditalia.it.
