La UIF, quale Autorità del sistema di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo (AML/CFT), riceve numerose comunicazioni che riguardano l'interpretazione e l'applicazione della normativa in materia nonché vicende rispetto alle quali chi scrive prospetta esigenze di tutela o di intervento da parte dell'Unità.
In proposito, nel precisare che alla UIF non sono attribuiti poteri di difesa del privato cittadino e che l'Unità non può intervenire nei rapporti contrattuali instaurati tra i destinatari degli obblighi antiriciclaggio e i rispettivi clienti, si forniscono di seguito alcune indicazioni sul ruolo dell'Unità nel sistema di prevenzione, sulle questioni rispetto alle quali è possibile fornire risposta e sulle materie di cui, invece, la UIF non si occupa.
Ulteriori indicazioni riguardano le modalità di presentazione delle predette comunicazioni.
Il ruolo della UIF nel sistema di prevenzione AML/CFT
La UIF è competente a ricevere le segnalazioni di operazioni sospette (SOS) inviate dai soggetti obbligati (art. 3 del d.lgs. 231/2007), le comunicazioni su operazioni sospette da parte delle Pubbliche amministrazioni (art. 10, del d.lgs. 231/2007), le comunicazioni oggettive concernenti operazioni a rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo (art. 47 del d.lgs. 231/2007), il flusso mensile di segnalazioni aggregate (art. 33 del d.lgs. 231/2007) nonché le comunicazioni di congelamento di fondi o di risorse economiche (art. 7 del d.lgs. 109/2007).
In tali ambiti, l'Unità emana la normativa di competenza; in particolare, al fine di promuovere la collaborazione attiva dei destinatari degli obblighi antiriciclaggio, elabora e periodicamente aggiorna gli indicatori di anomalia e diffonde modelli e schemi rappresentativi di comportamenti anomali sul piano economico-finanziario.
Tutte le informazioni rilevanti per l'esercizio delle attribuzioni della UIF in tema AML/CFT sono coperte da segreto d'ufficio; quelle relative alle segnalazioni di operazioni sospette sono sottoposte a un rigoroso regime di riservatezza, presidiato da sanzioni penali (artt. 39, comma 1, e 55, comma 4, del d.lgs. 231/2007). In ragione delle finalità di prevenzione e contrasto di reati perseguite dal d.lgs. 231/2007, la riservatezza in materia è di carattere assoluto. Il segreto non può essere opposto all'Autorità giudiziaria ovvero alle forze di polizia quando le informazioni siano necessarie per lo svolgimento di un procedimento penale (art. 12, comma 8, del d.lgs. 231/2007).
Le informazioni e i documenti coperti da tale regime di riservatezza sono sottratti al diritto di accesso ai sensi della normativa vigente (art. 24, comma 1, lett. a), della legge 241/1990 nonché art. 5-bis, comma 3, del d.lgs. 33/2013). La legge non attribuisce alla UIF poteri di cancellazione delle informazioni alla stessa trasmesse.
Cosa fa la UIF quando riceve quesiti, istanze, esposti o altre comunicazioni
La UIF esamina le comunicazioni ricevute e fornisce riscontro alle richieste provenienti dai destinatari degli obblighi antiriciclaggio (non anche da professionisti incaricati di assistere i medesimi) o da Autorità o istituzioni aventi a oggetto esigenze di chiarimento in materia di SOS, comunicazioni delle Pubbliche amministrazioni, comunicazioni oggettive, segnalazioni antiriciclaggio aggregate e comunicazioni di congelamento di fondi o di risorse economiche.
Nel caso di comunicazioni volte a portare a conoscenza dell'Unità presunti comportamenti scorretti posti in essere in danno dell'integrità del sistema economico finanziario (c.d. esposti), la UIF analizza le informazioni ricevute e, se pertinenti, può utilizzarle nell'esercizio delle proprie funzioni istituzionali. Non è previsto un riscontro all'esponente in ordine all'utilizzo delle informazioni fornite o alle iniziative eventualmente assunte dall'Unità.
Quali sono i quesiti e le istanze alle quali la UIF non può rispondere
L'Unità non può fornire risposte a quesiti o istanze riguardanti materie che non rientrano tra quelle di competenza.
A titolo esemplificativo, la UIF non può fornire riscontro a:
- quesiti in materia di adeguata verifica della clientela (artt. 17 e ss. del d.lgs. 231/2007), ivi compresi i profili in tema di titolare effettivo, in materia di conservazione dei dati e delle informazioni (art. 31, 32 e 34 del d.lgs. 231/2007) e limitazioni all'uso del contante (art. 49 d.lgs. 231/2007);
- istanze di accesso o cancellazione relative a informazioni contenute in presunte black list, altre liste antiriciclaggio o inerenti a persone politicamente esposte;
- questioni concernenti difficoltà incontrate nell'avvio o nella prosecuzione di rapporti con i soggetti obbligati per ragioni connesse alla normativa antiriciclaggio.
Inoltre, tenuto conto del regime rafforzato di riservatezza disciplinato dal d.lgs. 231/2007, non possono essere riscontrate richieste di accesso a informazioni in possesso della UIF su singoli nominativi (in particolare se inerenti a SOS di cui l'istante sa o intuisce l'esistenza).
Non possono nemmeno essere riscontrate le istanze di aggiornamento o cancellazione di eventuali informazioni trasmesse all'Unità.
Utilizzo indebito del nome o del logo della UIF
Con riferimento alle istanze volte ad accertare l'autenticità di comunicazioni che menzionano il nome o il logo della UIF ovvero presunti dipendenti della stessa, spesso con richieste di pagamento pretestuosamente riferibili all'attività dell'Unità, si evidenzia che la normativa AML/CFT non prevede comunicazioni della specie. Le stesse comunicazioni possono sottendere intenti fraudolenti.
La UIF non fornisce riscontro alle predette istanze e richiama in argomento il comunicato congiunto pubblicato dalla UIF e dalla Banca d'Italia il 28 febbraio 2024.
Modalità di presentazione delle eventuali comunicazioni alla UIF
Al fine di consentire la tempestività e l'efficacia dell'azione amministrativa nonché di promuovere la chiarezza e la coerenza delle eventuali comunicazioni rivolte alla UIF, si forniscono di seguito alcune indicazioni da seguire nella presentazione delle stesse.
Le predette comunicazioni devono essere inviate all'indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) uif@pec.bancaditalia.it ovvero ad altro indirizzo e-mail indicato nella sezione contatti del sito istituzionale della UIF, selezionando quello pertinente in base alla tematica trattata.
In nessun caso l'Unità può rispondere a istanze o quesiti rivolti per telefono.
Il mittente della comunicazione deve inserire sempre i propri dati identificativi e riportare contenuti comprensibili ed esaustivi.
In caso di quesiti di carattere normativo devono essere indicate le norme che vengono in rilievo, al fine di chiarire che esse rientrano nelle materie di competenza della UIF.
Gli eventuali esposti presentati potranno essere analizzati solo se contengono l'indicazione puntuale del mittente, dei soggetti coinvolti, dei dati identificativi dei medesimi nonché la ricostruzione chiara e circostanziata dei fatti o dei comportamenti ritenuti scorretti. Dovrà altresì essere precisato se gli stessi sono stati già portati all'attenzione degli Organi investigativi o dell'Autorità giudiziaria.
È necessario astenersi dall'invio di esposti che consistono nella mera riproposizione di fatti già oggetto di precedente comunicazioni, a meno che non intervengano novità sostanziali.
